Fragen & Antworten

Falls das Veranstaltungsanfangs- und Abschlussdatum sowie Uhrzeit nicht während der Anmeldung, auf der Bestätigung angezeigt werden soll, können Sie dies unter „Veranstaltung“ -> „Grundeinstellung“ – „Veranstaltung“ -> „Bearbeiten“ ankreuzen. Datum und Uhrzeit erscheinen dann ebenfalls nicht auf der Rechnung, falls Sie das Conference Manager Rechnungsmodul benutzen.

Durch die Nutzung dieser Funktion, können Sie Ihre Veranstaltung so einrichten, dass bestimmte Teilnehmer beispielsweise an Tag 1 und Tag 2 der Veranstaltung teilnehmen müssen, während andere nur am Tag 2 teilnehmen.

Falls das Programm nicht während des Anmeldungs­verlaufs gezeigt werden soll, können Sie unter „Veranstaltung“ und „Programm“ rechts oben „Bearbeiten“ anklicken. Hier legen Sie fest, ob das Veranstaltungsprogramm ein Teil des Anmeldungsverlaufs sein soll und ob nur bestimmte Teilnehmerkategorien das Programm präsentiert bekommen.

Unter „Teilnehmer“ sehen Sie Ihre komplette Teilnehmerliste mit allen Anmeldungen. Wenn Sie den Namen eines Teilnehmers anklicken, können Sie die Wahlleistungen des Teilnehmers sehen und können ebenfalls die Anmeldung bearbeiten.

Wenn Sie unter "Design und Aktivierung" Ihre Webseite im Bearbeitungsmodus aufrufen, können Sie in der linken oberen Ecke auf das "Auge" klicken. Der Vorschaumodus wird aktiviert. 

Zusätzlich können Sie die Vorschau auf verschiedenen mobilen Endgeräten vorab überprüfen und bei Bedarf justieren. Klicken Sie in der hierfür auf das entsprechende "Device-Icon". 

Generell: Aus Performancegründen beträgt die maximale Bildgröße in Conference Manager 940 x 940 Pixel. In der Praxis bedeutet dies, dass alle Bilder, die eine Länge oder Breite von mehr als 940 Pixel haben, entsprechend herabskaliert werden. Die Skalierung erfolgt proportional, damit sie nicht verzerrt werden. 

Möchten Sie ein breiteres Foto anwenden, können Sie das Foto in mehrere Dateien teilen, mit einer Breite von je max. 940 Pixel und diese unmittelbar nacheinander einfügen. Damit erscheint das Foto als ein großes Foto, ist jedoch in Wirklichkeit aus mehreren kleineren zusammengefügt.

Top-Foto: Um sich der Breite der Website anzupassen, muss das Top-Foto eine Breite von 940 Pixel haben. Wir empfehlen, dass die Höhe des Top-Fotos 180 Pixel nicht überschreitet, aber Sie können dies selbst entscheiden.

Conference Manager unterstützt Deutsch, Englisch, Dänisch, Spanisch, Französisch, Schwedisch, Norwegisch und Chinesisch. Sie definieren die Spracheinstellung unter Veranstaltung -> Grundkonfiguration -> Einstellungen. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre eigenen Texte für die Anmeldungswebsite selbst in der entsprechenden Sprache eingeben müssen. Alle Standardtexte, die vom System generiert werden, erscheinen in der Sprache, die Sie während der Konfiguration festgelegt haben.

In Ihrer Teilnehmerliste können Sie bestimmte oder alle Teilnehmer auswählen, danach drücken Sie „E-Mail senden“. Jetzt können Sie Ihre E-Mail an die gewählten Teilnehmer schreiben. Sie können außerdem persönliche Links zur Anmeldung oder zum Veranstaltungsprogramm auf der Website einfügen.In Ihrer Teilnehmerliste können Sie bestimmte oder alle Teilnehmer auswählen, danach drücken Sie „E-Mail senden“. Jetzt können Sie Ihre E-Mail an die gewählten Teilnehmer schreiben. Sie können außerdem persönliche Links zur Anmeldung oder zum Veranstaltungsprogramm auf der Website einfügen.

Falls Sie eine Excel-Liste Ihrer potentiellen Teilnehmer haben, können Sie diese in die Einladungsliste hochladen. Unter „Einladungen und Erinnerungen“ -> „Teilnehmer hochladen“ können Sie zwischen Gruppenmails und persönlichen E-Mails wählen. Bei Gruppen-E-Mails werden mehrere Personen über die gleiche E-Mailadresse angeschrieben. Bei den persönlichen E-Mails gilt jede E-Mailadresse nur einer Person.

Wenn Sie Teilnehmer hochladen, müssen Sie definieren, welche Felder mit den Feldern in Ihren Teilnehmerinformationen übereinstimmen. Die Informationen, die im System hochgeladen werden, erscheinen als bereits ausgefüllte Felder, wenn die einzelnen Teilnehmer sich anmelden.

Bitte beachten Sie, dass das Hochladen aus einer Excel-Datei, die Hyperlinks enthält, Probleme verursachen kann (versionsabhängig) und dass nicht mehrere E-Mailadressen im gleichen Feld vorhanden sein dürfen.

Doppelte Einträge (identische E-Mail-Adressen) werden standardmäßig aussortiert, aber falls Sie die gleiche E-Mail-Adresse mehrmals hochladen möchten, können Sie dies entsprechend markieren und das System ignoriert doppelte Einträge.

Wenn Sie eine Einladung unter „Einladungen und Erinnerungen“ erstellt haben, können Sie einen Link zu Anmeldung, einen „Nein Danke“-Link oder Links zu anderen Seiten Ihrer Website einfügen. Drücken Sie dazu den „Link einfügen“-Button in der Werkzeugzeile. Sie können die vordefinierten Links zur Startseite oder Anmeldungsseite benutzen, damit der Teilnehmer einen direkten Link zur Anmeldung hat oder zu einer der anderen Seiten Ihrer Website, z.B. Programm, Veranstaltungsort usw. Sie können außerdem einen „Nein Danke“-Link einfügen, um eingeladene Gäste die Möglichkeit zu geben, sofort ihre Absage mitzuteilen. Sie können auch einen Link zu einer Website Ihrer Wahl einfügen. Dazu geben Sie einfach die Adresse der Website ein.

Fehlgeschlagene Zustellung umfasst Einladungen, E-Mails, Bestätigungen etc. die dem Empfänger nicht zugestellt werden konnten. Hierfür kann es mehrere Ursachen geben. Falls Conference Manager den Fehler erkennt, wird dies unter der einzelnen Mail angezeigt. Fehlgeschlagene Zustellung kann sich auch auf nicht zustellbare SMS beziehen.

Klicken Sie auf „Gesendete Post“, und im Menüpunkt „Gesendete E-Mails“ klicken Sie auf die Zahl im gelben Feld. Hier können Sie die Ursache sehen. Gleichzeitig können Sie hier die E-Mail-Adresse korrigieren und die E-Mail erneut versenden. 

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, fehlgeschlagene E-Mails über die einzelnen Teilnehmer auf der Teilnehmerliste herauszusuchen, indem Sie den entsprechenden Namen anklicken und dann auf „Erfahren Sie mehr“ klicken. Hier können Sie die fehlgeschlagenen E-Mails ignorieren, die E-Mailadresse korrigieren und die E-Mail erneut senden.

Unter „Teilnehmer“ sehen Sie Ihre komplette Teilnehmerliste mit allen Anmeldungen. Wenn Sie den Namen eines Teilnehmers anklicken, können Sie die Wahlleistungen des Teilnehmers sehen und können ebenfalls die Anmeldung bearbeiten.

Falls Sie einen Teilnehmer direkt im Conference Manager-System anmelden möchten, geben Sie den Teilnehmer in die Einladungsliste ein und klicken auf den Namen. Wählen Sie danach den „Anmeldung durchführen“-Button auf der rechten Seite. Von hier aus können Sie die ganze Anmeldung für den einzelnen Teilnehmer durchführen und ihn dadurch manuell anmelden.

Sie können Ihren Teilnehmern die Möglichkeit geben zu stornieren, auch mit Frist in Form von Datum und Uhrzeit. Danach lässt das System keine Stornierung mehr zu. Unter „Veranstaltung“ und „Grundeinstellung“ können Sie einstellen, ob Teilnehmer selbst stornieren dürfen oder nicht.

Sie können Ihren Teilnehmern die Möglichkeit geben ihre Anmeldung zu bearbeiten, auch mit Frist in Form von Datum und Uhrzeit. Danach lässt das System keine Bearbeitung der Anmeldung mehr zu. Unter „Veranstaltung“ und „Grundeinstellung“ können Sie einstellen, ob Teilnehmer ihre Anmeldung bearbeiten dürfen oder nicht.

Unter „Teilnehmer“ -> „Weitere Listen“ haben Sie Möglichkeit, Teilnehmerlisten für jede einzelne Wahlmöglichkeit unter Wahlleistungen herauszuziehen sowie für wählbare Programmpunkte. Hier sehen Sie außerdem Wartelisten und Stornierungslisten.

Unter „Teilnehmer“ -> „Weitere Listen“ haben Sie die Möglichkeit, die Teilnehmer zu sehen, die sich auf die Warteliste gesetzt haben. Falls ein Platz frei wird, muss der Veranstalter selbst Teilnehmer auf der Warteliste kontaktieren. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, eine Platzreservierung an einen Teilnehmer auf der Warteliste zu schicken, die eine zeitliche Begrenzung enthält. Falls der potentielle Teilnehmer nicht rechtzeitig antwortet, kann der Platz an den nächsten auf der Liste vergeben werden.

Unter „Teilnehmer“ -> „Weitere Listen“ haben Sie die Möglichkeit, die Teilnehmer zu sehen, die entweder selbst ihre Anmeldung storniert haben oder vom Veranstalter storniert worden sind. Bitte denken Sie dran: Sie definieren selbst, ob Teilnehmer die Möglichkeit erhalten sollen, ihre Anmeldung selbst zu stornieren.

Als Veranstalter entscheiden Sie, welche Zahlungsmöglichkeiten Sie Ihren Teilnehmern anbieten. Als Standard können Sie Banküberweisung oder Kreditkartenzahlung (über Conference Manager) wählen. Kreditkartenzahlung ist ebenfalls über Ihr eigenes Zahlungsgateway möglich.

Außerdem können Sie wählen, ob Ihre Teilnehmer die Rechnung per E-Mail oder EAN erhalten.