So funktioniert der Conference Manager 

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1. Veranstaltung erstellen

Erstellen Sie in nur 4 Schritten Ihre professionelle Onlineregistrierung für Ihre Veranstaltung.  

2. Webseite

Mit unserem Baukasten-System erstellen Sie Ihre individuelle Veranstaltungs-Webseite auf der sich Ihre Teilnehmer über den Inhalt informieren und sich registrieren können.  

3. Einladen und Erinnern

Senden Sie Ihren potentiellen Teilnehmern eine personalisierte Einladung in Ihrem Design und nach Ihren Wünschen.

4. Teilnehmer

Behalten Sie stets den Überblick! Mit dem Conference Manager sehen Sie auf einen Blick alle gewünschen Informationen zu den Registrierungen. 

5. Teilnehmer-Interaktion

Erhalten Sie perfektes Feedback Ihrer Teilnehmer, erstellen Sie eine Live-Umfrage oder stellen Sie den Teilnehmern während des Vortrags digital Fragen.

6. Kommunikation

Kommunizieren Sie mit Ihren Teilnehmern personalisiert und auch automatisiert per Mail und SMS. 

7. Finanzen

Rechnungs­stellung, Zahlungs­abwicklung und Finanz­übersicht. Alles unter einem Hut.

8. Planung

Unser Planungsbereich hilft Ihnen dabei Ihre Aufgabenlisten zur Veranstaltung abzuarbeiten. Lassen Sie sich bequem per Email an die bevorstehende Aufgabe erinnern. 

Die Veranstaltung

Das Conference Manager Online-Anmeldesystem vereinfacht die Planung Ihrer Veranstaltungen, denn mit Conference Manager haben Sie stets den kompletten Überblick von A wie "Anmeldung" bis Z wie "Zertifikat".

Wahlleistung

Wahlleistungen

Sie können Wahlleistungen erstellen, die Ihre Teilnehmer kostenlos oder kostenpflichtig hinzuwählen können. Sie können beliebig viele Wahlleistungen erstellen und können diese je nach Teilnehmerkategorie auch preislich differenzieren. Damit legen Sie fest, welche Wahlleistungen den verschiedenen Teilnehmerkategorien angeboten werden soll.

Zimmerbuchung

Übernachtungen

Falls Sie Übernachtung anbieten, gibt Ihnen Conference Manager die Möglichkeit einer oder mehreren Teilnehmerkategorien unterschiedliche Zimmer, Hotels und Preise anzubieten. Die Teilnehmer können ihre Wahl bei der Anmeldung treffen und Sie haben ebenfalls die Möglichkeit andere Teilnehmer einzuladen, ein Zimmer mit ihnen zu teilen. Das System registriert automatisch die entsprechenden Ankunfts- und Abreisedaten. Diese Informationen können Sie selbstverständlich direkt an die Hotels schicken. 

Programm

Programm

Conference Manager ist ein flexibles System, mit dem selbst komplexe Veranstaltungen ganz einfach verwaltet werden. Sie können beispielsweise Programmpunkte und Preise bei verschiedenen Kategorien von Teilnehmern differenzieren und bis ins kleinste Detail anpassen. Das System gibt Ihnen und Ihren Teilnehmern den kompletten Überblick über den Ablauf der Veranstaltung. Sie können z.B. Informationsmaterial oder Unterlagen direkt zu jedem Programmpunkt hinzufügen, damit Ihre Teilnehmer stets Zugriff darauf haben.

Eintrittskarten

Eintrittskarten

Gestalten Sie mit dem Conference Manager Ihre individuelle Eintrittskarte für Ihre Veranstaltung. Der darauf platzierte Barcode kann dann mittels unserer App (CM Exhibition) gescannt werden und somit eine unkomplizierte Ankunftsregistrierung ohne zusätzliche Hardware umgesetzt werden. 

Webseite

Erstellen Sie eine einzigartige Registrierungsseite, auf welcher sich Ihre Teilnehmer registrieren können. Der Anmeldungsablauf basiert auf den Informationen, welche Sie in der Konfiguration der Veranstaltung eingeben.

Template wählen

Suchen Sie sich Ihr Lieblingsdesign aus und gestalten Sie Ihre individuelle Anmeldeseite. 

Eigene Domain

Auf Wunsch integrieren wir Ihre Wunschdomain für
Ihre Events. 

Device Ansicht

Überprüfen Sie die Darstellung auch auf anderen mobilen Endgeräten. 

Informationen

Halten Sie Ihre Teilnehmer auf dem Laufenden und informieren Sie diese über Ihre Veranstaltung.  

Setup

Verwenden Sie unser Baukasten-System, um einfach professionelle Anmeldeseiten zu erstellen. Integrieren Sie Text, Bilder und Videos, um Ihre Teilnehmer über Ihr Event zu informieren. 

Design

Wählen Sie das gewünschte Layout, fügen Sie Logo und Farben hinzu und richten Sie das Design der Webseite nach Ihren Wünschen ein. Selbstverständlich können Sie weitere Seiten erstellen und zur Webseite hinzfügen, je nach Bedarf.

Einladen und Erinnern

Schicken Sie Ihren potentiellen Teilnehmern eine personalisierte Einladung in Ihrem Design und nach Ihren Wünschen. 

Einladung personaliseren

Eine persönliche An­sprache Ihrer Teilnehmer entscheidet oft über eine Zu- oder Absage. 

Status

Behalten Sie immer den Überblick über den Registrierungs-Status Ihrer potentiellen Teilnehmer. 

Gestalten Sie Ihre Einladung 

Ihre Grafiken, Logos und Ihr Layout zur Veran­staltung werden Ihre Teilnehmer begeistern. 

Gästeliste

Laden Sie selbstständig Ihre Gästeliste hoch und verwalten Sie sicher die Daten Ihrer Teilnehmer nach ISO27001 (Datenschutz). 

Teilnehmer hinzufügen

Potentielle Teilnehmer können manuell, per Upload oder via Systemintegration in Ihre Einladungsliste importiert werden. Importieren Sie Ihre Gästeliste ganz einfach selbst. 

Einladungsliste

In der Einladungsliste finden Sie Ihre potentiellen Teilnehmer welche Sie für Ihr Event einladen möchten. Kommunizieren Sie mit Ihren Gästen via Mail oder SMS. Die Einladungsliste ermöglicht Ihnen eine perfekte Übersicht über den Status der Einladung. 

Einladungen

Gestalten Sie Ihre personalisierte Einladung nach Ihren Wünschen und Vorgaben. Ihre potentiellen Teilnehmer können sich dann bequem und digital für Ihre Veranstaltung registrieren. 

Teilnehmer

Behalten Sie stehts den Überblick! Mit dem Conference Manager sehen Sie auf einen Blick alle gewünschen Informationen zu den Registrierungen. 

Editieren

Bearbeiten Sie flexibel die Anmeldung Ihrer Teilnehmer direkt im Teilnehmerbereich. 

Suchen und Finden

Verwenden Sie unsere Filtermöglichkeit. Hier können Sie zielgerichtet mit Ihren Teilnehmern Kontakt aufnehmen. 

Alles laufend im Überblick

Die Teilnehmerliste ist der Dreh- und Angelpunkt des Systems.

Bleiben Sie in Kontakt

Von hier aus kommunizieren Sie ebenfalls mit den Teilnehmern per E-Mail oder SMS

Teilnehmerliste

Ihre registrierten Teilnehmer finden Sie auf der Teilnehmerliste. Sortieren Sie bequem nach Ihrem Wunsch die jeweiligen Spalten oder nutzen Sie die Suchfunktion um Ihren Teilnehmer aufzurufen und wenn notwendig zu editieren. 

Andere Listen

Hier finden Sie alle erstellten Listen welche Sie im Registrierungsprozess abgefragt haben. Zum Beispiel können Sie sich eine Übersicht über Wahlleistungen, gewählten Programmpunkten oder Übernachtungsmöglichkeiten generieren. Alle Listen können auch exportiert werden. 

Druckmaterialien

Benötigen Sie für Ihre Veranstaltungen Namensschilder, Badgets, Tischkarten oder Zertifikate? Sie können im Conference Manager Ihre "Druckmaterialien" schnell und einfach erstellen und individuell gestalten. 

Übernachtung

Sie haben ein Hotelkontingent welches Sie Ihren Teilnehmern zur Buchung anbieten möchten? Mit der Übernachtungsfunktion wird die Planung und Verwaltung der Hotelbuchungen zum Kinderspiel. 

Bestellliste

Jede Anmeldung ist einer Bestellnummer zugeordnet, diese erscheint in der Bestellliste. Dies ist besonders relevant, falls Ihre Veranstaltung kostenpflichtig ist. Damit haben Sie einen Überblick über positive und negative Salden, Rechnungsnummern sowie Zahlungsart für sämtliche Bestellungen Ihrer Veranstaltung.

Rechnungsliste

Wenn Sie möchten, dass der Conference Manager die Rechnungsstellung für Sie übernimmt, können Sie auch unser Rechungsmodul verwenden. 

Seating

Geben Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit Ihren Sitzplatz vorab auszusuchen und verbindlich zu buchen. 

Platzauswahl

Ihre Teilnehmer wählen bei der Registrierung einen gewünschten Sitzplatz. 

Raumplanung

Erstellen Sie Ihren individuellen Raumplan für ihre Veranstaltung oder hinterlegen Sie einen bereits bestehenden. 

Elemente

Hinterlegen Sie Elemente nach Ihrem Bedarf. Sie können Stühle, Tische oder auch Messestände hinzufügen. 

Verwaltung

Sie können verfügbare Plätze für jede Veranstaltung verwalten und Echtzeit-Updates sicherstellen, um Überbuchungen zu vermeiden.

Seats.io


Mit der Seating Funktion können Ihre Teilnehmer vor der Veranstaltung einen bestimmten Platz auswählen. Im Editor können Sie Ihre individuelle Raumplanung zeichnen und nach Ihren Wünschen anpassen. 

Seating ist ein externer Service, welcher von unserem Partner Seats.io bereitgestellt wird.

WICHTIG! Es werden keine personenbezogenen Daten an Seats.io übermittelt. 

Die Veranstaltungsinfos überall dabei und stets griffbereit. 

Die APPs für Events und Messekontakte

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Teilnehmer-Interaktion

Nutzen Sie die Fragebogen Funktion um ein perfektes Feedback Ihrer Teilnehmer zu erhalten. 

Fragebogen

Fragebogen

Die Fragebögen von Conference Manager sind ideal, um einen Überblick über die Erwartungen der Teilnehmer vor der Veranstaltung zu bekommen oder um ein Feedback von den Teilnehmern nach Ende Ihrer Veranstaltung zu erhalten. Sie können die Fragebögen individuell erstellen. Die Antworten können entsprechend ausgewertet, als CSV Datei exportiert und bei Bedarf auch grafisch dargestellt werden.  

Live-Fragen

Live-Fragen

Mit den Live-Nachrichten können Ihre Teilnehmer die CM Events App nutzen, um Fragen während einer Veranstaltung zu stellen, ohne den Vortragsredner zu unterbrechen. Der Redner kann die Nachrichten am Großbildschirm anzeigen und die Teilnehmer können abstimmen, welche Fragen/Nachrichten für sie am relevantesten sind. Die Daten werden gespeichert, damit die eingegangenen Informationen weiter bearbeitet werden können.

Umfragen

Umfragen

Mit den Conference Manager Umfragen beteiligen Sie Ihre Teilnehmer während der Veranstaltung. Führen Sie interaktive Meinungsumfragen oder Wettbewerbe durch oder stellen Sie Quizfragen. Die gewünschten Umfragen sind im Nu erstellt und die Teilnahme erfolgt ganz einfach direkt über die CM Events App.

 

 

Kommunikation

Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Teilnehmern. Kommunizieren Sie personalisiert und auch automatisiert per Mail und SMS. 

E-Mails

Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, welche Sie an Ihre Teilnehmer versenden.

SMS

Erstellen Sie SMS Vorlagen, welche Sie an Ihre Teilnehmer versenden. 

Automatischer Versand von Emails

Terminieren Sie den Versand Ihrer Mails. 

Automatischer Versand von SMS

Terminieren Sie den Versand Ihrer SMS.

E-Mails

Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, die Sie an Ihre Teilnehmer versenden oder terminieren Sie den Versand von E-Mails zu einem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt.

Gesendete E-Mails

Behalten Sie stehts den Überblick. Eine Historie über vergangener E-Mail Kommunikation wird Sie dabei untersützen. 

SMS

Richten Sie SMS-Vorlagen ein, die Sie an Teil­nehmer verschicken möchten. Diese können jedoch nicht per SMS antworten. Sie können ebenfalls den Versand zu einem bestimmten Termin festlegen.

Gesendete SMS

Behalten Sie stehts den Überblick. Eine Historie über vergangener SMS Kommunikation wird Sie dabei untersützen. 

Finanzen

Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Finanzübersicht. Alles unter einem Hut.

Automatische oder manuelle Rechnung

Sie können Rechnungen direkt vom System aus an Ihre Teilnehmer versenden

Übersicht

Genießen Sie beste Übersichten zur Bestellung und dem Status der Bezahlung.

Zahlungserinnerungen

Verschicken Sie Ihre Zahlungserinnerungen per Mausklick.

Zahlungsmethoden

Rechnung,  Bank­über­weisung und Kredit­karten­zahlung sind mit Conference Manager möglich

Buchhaltung

Hier sehen Sie sowohl die Gewinn- und Verlustrechnung als auch die Bilanzaufstellung. Die Buchhaltung enthält alle Posten der Veranstaltung in Conference Manager. Sie können den Abrechnungszeitraum einstellen und die Informationen als Excel-Datei herunterladen.

Abrechnungsunterlagen

Bei der Nutzung von Conference Manager Payment Management werden monatlich Abrechnungsunterlagen erstellt. Diese werden an die Person, die in den Grundeinstellungen als Empfänger der Abrechnungsunterlagen eingetragen wurde, geschickt.

Planung

Hier können Sie Ihre Veranstaltung und die zu erledigenden Aufgaben planen. Damit bewahren Sie stets den Überblick über bereits erledigte und anstehende Aufgaben. Unter Planung werden Listen und Notizen zu einer elektronischen Aufgabenliste zusammengefasst.

Aufgabenliste

Aufgabenliste

Fügen Sie neue Aufgaben hinzu. Sie können sie nach Wunsch mit Frist, Terminerinnerung und Kommentaren einrichten. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, markieren Sie diese einfach als erledigt.

Kalender

Kalender

Wenn Sie neue Aufgaben hinzufügen, erscheinen diese im Kalender. Sie können sich den Kalender für einen einzelnen Tag oder für eine bestimmte Woche anzeigen lassen und sehen damit die Aufgaben des gewählten Zeitraums.

Sie brauchen noch mehr?
Das sind unsere extra Module

Conference Manager enthält alle benötigten Funktionen, um Veranstaltungen schnell, einfach und effizient zu planen. Entdecken Sie weitere Module um Ihre speziellen Anforderungen zu erfüllen. 

Icon-Creditcard

Kreditkarten­zahlung über DIBS oder CMPM

Sie entscheiden, wie der Teilnehmer bezahlen soll.

Icon-SMS

SMS Modul

In Conference Manager können Sie SMS genauso einfach an Ihre Teilnehmer senden wie E-Mails.

Icon-API

API

Sie benötigen eine individuelle Lösung oder eine Integration zu Ihrem CRM System? Sprechen Sie uns an und wir finden eine Lösung für Sie. 

Icon-Domain

Domäne für die Anmeldungs­website

Sie können die Conference Manager-URL durch Ihre eigene Domäne ersetzen.

Icon-Rechnung

Rechnungsmodul

Erstellen Sie automatisch oder manuell Rechnungen und versenden Sie diese per Mail. 

Icon-Data

Datensicherungs- und Kopie-Abo

Ihre Veranstaltungen werden bis zu 60 Monate nach Veranstaltungsende gespeichert.

Icon-Domain

Single Sign-On

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren eigenen Identitätsanbieter zu nutzen, so dass Ihre Benutzer denselben Anmelde- und Sicherheitsstandard verwenden können, den Sie für Ihre anderen Systeme eingerichtet haben

Icon-Rechnung

Seating 

Mit dem Sitzplatzmodul können die Teilnehmer vor der Veranstaltung einen bestimmten Sitzplatz auswählen. 

Icon-Data

HubSpot Integration

Mit einer Integration zwischen Conference Manager und dem CRM-System HubSpot erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Teilnehmer und deren Anmeldungen zu synchronisieren.

Damit Ihre Veranstaltung
zum Event wird

Automatisieren Sie Prozesse und sparen Sie Zeit bei der Datenverarbeitung

Integration und Schnittstellen

Schnittstellen

Fragen & Antworten

Unter „Teilnehmer“ sehen Sie Ihre komplette Teilnehmerliste mit allen Anmeldungen. Wenn Sie den Namen eines Teilnehmers anklicken, können Sie die Wahlleistungen des Teilnehmers sehen und können ebenfalls die Anmeldung bearbeiten.

Falls das Programm nicht während des Anmeldungs­verlaufs gezeigt werden soll, können Sie unter „Veranstaltung“ und „Programm“ rechts oben „Bearbeiten“ anklicken. Hier legen Sie fest, ob das Veranstaltungsprogramm ein Teil des Anmeldungsverlaufs sein soll und ob nur bestimmte Teilnehmerkategorien das Programm präsentiert bekommen.

weitere Fragen?

Bildungsbereich

Conference Manager für den Bildungsbereich

Universitäten, Hochschulen aber auch Akademien oder Seminarveranstalter gehören zu unseren zufriedenen Kunden.