So funktioniert der Conference Manager
Die Veranstaltung
Das Conference Manager Online-Anmeldesystem vereinfacht die Planung Ihrer Veranstaltungen, denn mit Conference Manager haben Sie stets den kompletten Überblick von A wie "Anmeldung" bis Z wie "Zertifikat".
Wahlleistungen
Sie können Wahlleistungen erstellen, die Ihre Teilnehmer kostenlos oder kostenpflichtig hinzuwählen können. Sie können beliebig viele Wahlleistungen erstellen und können diese je nach Teilnehmerkategorie auch preislich differenzieren. Damit legen Sie fest, welche Wahlleistungen den verschiedenen Teilnehmerkategorien angeboten werden soll.
Übernachtungen
Falls Sie Übernachtung anbieten, gibt Ihnen Conference Manager die Möglichkeit einer oder mehreren Teilnehmerkategorien unterschiedliche Zimmer, Hotels und Preise anzubieten. Die Teilnehmer können ihre Wahl bei der Anmeldung treffen und Sie haben ebenfalls die Möglichkeit andere Teilnehmer einzuladen, ein Zimmer mit ihnen zu teilen. Das System registriert automatisch die entsprechenden Ankunfts- und Abreisedaten. Diese Informationen können Sie selbstverständlich direkt an die Hotels schicken.
Programm
Conference Manager ist ein flexibles System, mit dem selbst komplexe Veranstaltungen ganz einfach verwaltet werden. Sie können beispielsweise Programmpunkte und Preise bei verschiedenen Kategorien von Teilnehmern differenzieren und bis ins kleinste Detail anpassen. Das System gibt Ihnen und Ihren Teilnehmern den kompletten Überblick über den Ablauf der Veranstaltung. Sie können z.B. Informationsmaterial oder Unterlagen direkt zu jedem Programmpunkt hinzufügen, damit Ihre Teilnehmer stets Zugriff darauf haben.
Eintrittskarten
Gestalten Sie mit dem Conference Manager Ihre individuelle Eintrittskarte für Ihre Veranstaltung. Der darauf platzierte Barcode kann dann mittels unserer App (CM Exhibition) gescannt werden und somit eine unkomplizierte Ankunftsregistrierung ohne zusätzliche Hardware umgesetzt werden.
Webseite
Erstellen Sie eine einzigartige Registrierungsseite, auf welcher sich Ihre Teilnehmer registrieren können. Der Anmeldungsablauf basiert auf den Informationen, welche Sie in der Konfiguration der Veranstaltung eingeben.
Template wählen
Suchen Sie sich Ihr Lieblingsdesign aus und gestalten Sie Ihre individuelle Anmeldeseite.
Eigene Domain
Auf Wunsch integrieren wir Ihre Wunschdomain für
Ihre Events.
Device Ansicht
Überprüfen Sie die Darstellung auch auf anderen mobilen Endgeräten.
Informationen
Halten Sie Ihre Teilnehmer auf dem Laufenden und informieren Sie diese über Ihre Veranstaltung.
Setup
Verwenden Sie unser Baukasten-System, um einfach professionelle Anmeldeseiten zu erstellen. Integrieren Sie Text, Bilder und Videos, um Ihre Teilnehmer über Ihr Event zu informieren.
Design
Wählen Sie das gewünschte Layout, fügen Sie Logo und Farben hinzu und richten Sie das Design der Webseite nach Ihren Wünschen ein. Selbstverständlich können Sie weitere Seiten erstellen und zur Webseite hinzfügen, je nach Bedarf.
Einladen und Erinnern
Schicken Sie Ihren potentiellen Teilnehmern eine personalisierte Einladung in Ihrem Design und nach Ihren Wünschen.
Einladung personaliseren
Eine persönliche Ansprache Ihrer Teilnehmer entscheidet oft über eine Zu- oder Absage.
Status
Behalten Sie immer den Überblick über den Registrierungs-Status Ihrer potentiellen Teilnehmer.
Gestalten Sie Ihre Einladung
Ihre Grafiken, Logos und Ihr Layout zur Veranstaltung werden Ihre Teilnehmer begeistern.
Gästeliste
Laden Sie selbstständig Ihre Gästeliste hoch und verwalten Sie sicher die Daten Ihrer Teilnehmer nach ISO27001 (Datenschutz).
Teilnehmer hinzufügen
Potentielle Teilnehmer können manuell, per Upload oder via Systemintegration in Ihre Einladungsliste importiert werden. Importieren Sie Ihre Gästeliste ganz einfach selbst.
Einladungsliste
In der Einladungsliste finden Sie Ihre potentiellen Teilnehmer welche Sie für Ihr Event einladen möchten. Kommunizieren Sie mit Ihren Gästen via Mail oder SMS. Die Einladungsliste ermöglicht Ihnen eine perfekte Übersicht über den Status der Einladung.
Einladungen
Gestalten Sie Ihre personalisierte Einladung nach Ihren Wünschen und Vorgaben. Ihre potentiellen Teilnehmer können sich dann bequem und digital für Ihre Veranstaltung registrieren.
Teilnehmer
Behalten Sie stehts den Überblick! Mit dem Conference Manager sehen Sie auf einen Blick alle gewünschen Informationen zu den Registrierungen.
Editieren
Bearbeiten Sie flexibel die Anmeldung Ihrer Teilnehmer direkt im Teilnehmerbereich.
Suchen und Finden
Verwenden Sie unsere Filtermöglichkeit. Hier können Sie zielgerichtet mit Ihren Teilnehmern Kontakt aufnehmen.
Alles laufend im Überblick
Die Teilnehmerliste ist der Dreh- und Angelpunkt des Systems.
Bleiben Sie in Kontakt
Von hier aus kommunizieren Sie ebenfalls mit den Teilnehmern per E-Mail oder SMS
Teilnehmerliste
Ihre registrierten Teilnehmer finden Sie auf der Teilnehmerliste. Sortieren Sie bequem nach Ihrem Wunsch die jeweiligen Spalten oder nutzen Sie die Suchfunktion um Ihren Teilnehmer aufzurufen und wenn notwendig zu editieren.
Andere Listen
Hier finden Sie alle erstellten Listen welche Sie im Registrierungsprozess abgefragt haben. Zum Beispiel können Sie sich eine Übersicht über Wahlleistungen, gewählten Programmpunkten oder Übernachtungsmöglichkeiten generieren. Alle Listen können auch exportiert werden.
Druckmaterialien
Benötigen Sie für Ihre Veranstaltungen Namensschilder, Badgets, Tischkarten oder Zertifikate? Sie können im Conference Manager Ihre "Druckmaterialien" schnell und einfach erstellen und individuell gestalten.
Übernachtung
Sie haben ein Hotelkontingent welches Sie Ihren Teilnehmern zur Buchung anbieten möchten? Mit der Übernachtungsfunktion wird die Planung und Verwaltung der Hotelbuchungen zum Kinderspiel.
Bestellliste
Jede Anmeldung ist einer Bestellnummer zugeordnet, diese erscheint in der Bestellliste. Dies ist besonders relevant, falls Ihre Veranstaltung kostenpflichtig ist. Damit haben Sie einen Überblick über positive und negative Salden, Rechnungsnummern sowie Zahlungsart für sämtliche Bestellungen Ihrer Veranstaltung.
Rechnungsliste
Wenn Sie möchten, dass der Conference Manager die Rechnungsstellung für Sie übernimmt, können Sie auch unser Rechungsmodul verwenden.
Seating
Geben Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit Ihren Sitzplatz vorab auszusuchen und verbindlich zu buchen.
Platzauswahl
Ihre Teilnehmer wählen bei der Registrierung einen gewünschten Sitzplatz.
Raumplanung
Erstellen Sie Ihren individuellen Raumplan für ihre Veranstaltung oder hinterlegen Sie einen bereits bestehenden.
Elemente
Hinterlegen Sie Elemente nach Ihrem Bedarf. Sie können Stühle, Tische oder auch Messestände hinzufügen.
Verwaltung
Sie können verfügbare Plätze für jede Veranstaltung verwalten und Echtzeit-Updates sicherstellen, um Überbuchungen zu vermeiden.
Seats.io
Mit der Seating Funktion können Ihre Teilnehmer vor der Veranstaltung einen bestimmten Platz auswählen. Im Editor können Sie Ihre individuelle Raumplanung zeichnen und nach Ihren Wünschen anpassen.
Seating ist ein externer Service, welcher von unserem Partner Seats.io bereitgestellt wird.
WICHTIG! Es werden keine personenbezogenen Daten an Seats.io übermittelt.
Die Veranstaltungsinfos überall dabei und stets griffbereit.
Die APPs für Events und Messekontakte
Teilnehmer-Interaktion
Nutzen Sie die Fragebogen Funktion um ein perfektes Feedback Ihrer Teilnehmer zu erhalten.
Fragebogen
Die Fragebögen von Conference Manager sind ideal, um einen Überblick über die Erwartungen der Teilnehmer vor der Veranstaltung zu bekommen oder um ein Feedback von den Teilnehmern nach Ende Ihrer Veranstaltung zu erhalten. Sie können die Fragebögen individuell erstellen. Die Antworten können entsprechend ausgewertet, als CSV Datei exportiert und bei Bedarf auch grafisch dargestellt werden.
Live-Fragen
Mit den Live-Nachrichten können Ihre Teilnehmer die CM Events App nutzen, um Fragen während einer Veranstaltung zu stellen, ohne den Vortragsredner zu unterbrechen. Der Redner kann die Nachrichten am Großbildschirm anzeigen und die Teilnehmer können abstimmen, welche Fragen/Nachrichten für sie am relevantesten sind. Die Daten werden gespeichert, damit die eingegangenen Informationen weiter bearbeitet werden können.
Umfragen
Mit den Conference Manager Umfragen beteiligen Sie Ihre Teilnehmer während der Veranstaltung. Führen Sie interaktive Meinungsumfragen oder Wettbewerbe durch oder stellen Sie Quizfragen. Die gewünschten Umfragen sind im Nu erstellt und die Teilnahme erfolgt ganz einfach direkt über die CM Events App.
Kommunikation
Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Teilnehmern. Kommunizieren Sie personalisiert und auch automatisiert per Mail und SMS.
E-Mails
Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, welche Sie an Ihre Teilnehmer versenden.
SMS
Erstellen Sie SMS Vorlagen, welche Sie an Ihre Teilnehmer versenden.
Automatischer Versand von Emails
Terminieren Sie den Versand Ihrer Mails.
Automatischer Versand von SMS
Terminieren Sie den Versand Ihrer SMS.
E-Mails
Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, die Sie an Ihre Teilnehmer versenden oder terminieren Sie den Versand von E-Mails zu einem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt.
Gesendete E-Mails
Behalten Sie stehts den Überblick. Eine Historie über vergangener E-Mail Kommunikation wird Sie dabei untersützen.
SMS
Richten Sie SMS-Vorlagen ein, die Sie an Teilnehmer verschicken möchten. Diese können jedoch nicht per SMS antworten. Sie können ebenfalls den Versand zu einem bestimmten Termin festlegen.
Gesendete SMS
Behalten Sie stehts den Überblick. Eine Historie über vergangener SMS Kommunikation wird Sie dabei untersützen.
Finanzen
Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Finanzübersicht. Alles unter einem Hut.
Automatische oder manuelle Rechnung
Sie können Rechnungen direkt vom System aus an Ihre Teilnehmer versenden
Übersicht
Genießen Sie beste Übersichten zur Bestellung und dem Status der Bezahlung.
Zahlungserinnerungen
Verschicken Sie Ihre Zahlungserinnerungen per Mausklick.
Zahlungsmethoden
Rechnung, Banküberweisung und Kreditkartenzahlung sind mit Conference Manager möglich
Buchhaltung
Hier sehen Sie sowohl die Gewinn- und Verlustrechnung als auch die Bilanzaufstellung. Die Buchhaltung enthält alle Posten der Veranstaltung in Conference Manager. Sie können den Abrechnungszeitraum einstellen und die Informationen als Excel-Datei herunterladen.
Abrechnungsunterlagen
Bei der Nutzung von Conference Manager Payment Management werden monatlich Abrechnungsunterlagen erstellt. Diese werden an die Person, die in den Grundeinstellungen als Empfänger der Abrechnungsunterlagen eingetragen wurde, geschickt.
Planung
Hier können Sie Ihre Veranstaltung und die zu erledigenden Aufgaben planen. Damit bewahren Sie stets den Überblick über bereits erledigte und anstehende Aufgaben. Unter Planung werden Listen und Notizen zu einer elektronischen Aufgabenliste zusammengefasst.
Aufgabenliste
Fügen Sie neue Aufgaben hinzu. Sie können sie nach Wunsch mit Frist, Terminerinnerung und Kommentaren einrichten. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, markieren Sie diese einfach als erledigt.
Kalender
Wenn Sie neue Aufgaben hinzufügen, erscheinen diese im Kalender. Sie können sich den Kalender für einen einzelnen Tag oder für eine bestimmte Woche anzeigen lassen und sehen damit die Aufgaben des gewählten Zeitraums.
Sie brauchen noch mehr?
Das sind unsere extra Module
Conference Manager enthält alle benötigten Funktionen, um Veranstaltungen schnell, einfach und effizient zu planen. Entdecken Sie weitere Module um Ihre speziellen Anforderungen zu erfüllen.
Kreditkartenzahlung oder Banküberweisung via CM Payment Management
Nutzen Sie CMPM und profitieren Sie von weiteren Vorteilen dieser Zahlungsmethode. Alternativ können Sie Ihren bestehenden Zahlungsanbieter in CM integrieren.
SMS Modul
In Conference Manager können Sie SMS genauso einfach an Ihre Teilnehmer senden wie E-Mails.
API
Sie benötigen eine individuelle Lösung oder eine Integration zu Ihrem CRM System? Sprechen Sie uns an und wir finden eine Lösung für Sie.
Domäne für die Anmeldungswebsite
Sie können die Conference Manager-URL durch Ihre eigene Domäne ersetzen.
Rechnungsmodul
Erstellen Sie automatisch oder manuell Rechnungen und versenden Sie diese per Mail.
Datensicherungs- und Kopie-Abo
Ihre Veranstaltungen werden bis zu 60 Monate nach Veranstaltungsende gespeichert.
Single Sign-On
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren eigenen Identitätsanbieter zu nutzen, so dass Ihre Benutzer denselben Anmelde- und Sicherheitsstandard verwenden können, den Sie für Ihre anderen Systeme eingerichtet haben
Seating
Mit dem Sitzplatzmodul können die Teilnehmer vor der Veranstaltung einen bestimmten Sitzplatz auswählen.
HubSpot Integration
Mit einer Integration zwischen Conference Manager und dem CRM-System HubSpot erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Teilnehmer und deren Anmeldungen zu synchronisieren.
Damit Ihre Veranstaltung
zum Event wird
Automatisieren Sie Prozesse und sparen Sie Zeit bei der Datenverarbeitung
Integration und Schnittstellen
Fragen & Antworten
Unter „Teilnehmer“ sehen Sie Ihre komplette Teilnehmerliste mit allen Anmeldungen. Wenn Sie den Namen eines Teilnehmers anklicken, können Sie die Wahlleistungen des Teilnehmers sehen und können ebenfalls die Anmeldung bearbeiten.
Falls das Programm nicht während des Anmeldungsverlaufs gezeigt werden soll, können Sie unter „Veranstaltung“ und „Programm“ rechts oben „Bearbeiten“ anklicken. Hier legen Sie fest, ob das Veranstaltungsprogramm ein Teil des Anmeldungsverlaufs sein soll und ob nur bestimmte Teilnehmerkategorien das Programm präsentiert bekommen.
weitere Fragen?
Conference Manager für den Bildungsbereich
Universitäten, Hochschulen aber auch Akademien oder Seminarveranstalter gehören zu unseren zufriedenen Kunden.